Tecnología

Ventajas del formato PDF en la era digital

Un estándar en el ámbito profesional.

El formato PDF vio la luz en 1992, hace 24 años. Desde entonces, los documentos PDF se han convertido en un estándar que se utiliza en prácticamente cualquier ámbito privado y público. El por qué de su popularidad está en su propio nombre, Portable Document Format, abreviado PDF, que en inglés significa formato de documento portátil.

 

El PDF es la solución a las toneladas de papel que se acumulan en algunas oficinas. Convertir todos esos documentos en un archivo digital que cabe en una memoria USB o en un mensaje de correo electrónico es uno de los motivos que lo han hecho tan popular. Pero hay más razones.

 

Por un lado, aunque en sus orígenes sólo permitía incluir texto e imagen, en la actualidad admite también enlaces y anotaciones que poco o nada tienen que envidiar a un documento, una presentación o un HTML.

 

Además, cualquier sistema operativo puede abrir un documento en formato PDF, en un ordenador de sobremesa o portátil, un teléfono inteligente o una tablet. No importa que uses Windows, Mac, Linux, iOS, Android o Windows Phone: ese documento se verá con total normalidad.

 

Y lo mejor es que se puede crear y editar fácilmente y al mismo tiempo mantenerlo inalterable para su lectura y difusión posterior. El primer editor de PDF fue Adobe Acrobat (1993) pero en la actualidad hay opciones como PDFelement que nada le tienen que envidiar y que permiten editar PDF como un documento más desde Windows, Mac e incluso desde un dispositivo móvil como iPhone o iPad.

 

Convertir cualquier documento al formato PDF (como Word o Excel), crear formularios, editar un PDF creado previamente o digitalizar cientos de informes y otros documentos de papel mediante tecnología de escaneo y reconocimiento OCR son sólo algunas de las funciones que herramientas PDF como PDFelement.

 

Precisamente convertir textos en papel a PDF mediante OCR mejora su almacenamiento, ya que ocupa menos espacio físico. Y en segundo lugar, facilita que encuentres algo en esos documentos, ya que son indexables y puedes realizar búsquedas de contenido desde el lector PDF o desde el sistema operativo, ahorrando tiempo y recursos.

 

Pero hay más. El formato PDF es muy maleable en origen, por lo que puedes editarlo de mil formas: añadir notas para que sean leídas en cualquier dispositivo electrónico, firmar un contrato en PDF mediante firma digital, proteger documentos sensibles en PDF con contraseña, incluir marcas de agua para evitar la copia sin permiso, etc. Eso sin contar con la posibilidad de eliminar elementos posteriormente como imágenes o añadir formularios o anotaciones desde herramientas como PDFelement.

 

Informes, contratos, facturas, manuales de instrucciones, formularios… El formato PDF admite cualquier tipo de documento que quieras manejar y compartir cómodamente, ocupando el menor espacio posible pero manteniendo su calidad. Con PDFelement, por ejemplo, puedes optimizar un PDF previamente creado para que ocupe menos espacio y sin perder calidad.

 

Por último, gracias a su tamaño, compartir documentos PDF es muy simple, tanto por correo electrónico como integrándolo en tu página web, ya que los navegadores web modernos reconocen el formato PDF y permiten verlo directamente y sin descargar.

 

Para celebrar el éxito de este formato que nos ha acompañado durante tantos años, Wondershare regala licencias gratuitas para su programa ‘PDF to Windows Converter’ a los lectores de Hipertextual toda esta semana. Para conseguirlas primero habrá que descargar el programa, y posteriormente solicitar la licencia gratuita.

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